Электронный документооборот в закупках давно перестал быть чем-то сложным или редким. Сегодня поставщики и заказчики обмениваются актами приёмки прямо через Единую информационную систему (ЕИС). Такой формат ускоряет закрытие контрактов и снижает вероятность ошибок. Ниже разбираем, как сформировать документ, подписать его и что делать, если в актах обнаружены неточности.

Как устроен обмен документами между поставщиком и заказчиком

После исполнения обязательств по контракту поставщик передаёт товар или завершённые работы. Далее процесс движется по одной из трёх траекторий:

• заказчик принимает всё полностью;
  
• принимает только часть;
  
• отказывает в приёмке, объясняя причины.
  

Схема выглядит так:

1. Поставщик отгружает товар / сдаёт работу.
   
2. В ЕИС формируется документ о приёмке, который подписывается электронной подписью и отправляется заказчику.
   
3. Заказчик проверяет качество и соответствие контракту, после чего:
   
   • либо подписывает акт,
     
   • либо фиксирует частичную приёмку,
     
   • либо оформляет мотивированный отказ, где указывает конкретные замечания.
     

Если заказчик принял только часть, поставщику необходимо оформить корректировочный документ и снова отправить на подпись. При отказе — устранить недостатки и направить новый акт.

---

Как создать электронный документ о приёмке

В ЕИС доступны три формата:

• стандартный документ о приёмке;
  
• документ о приёмке вместе со счётом-фактурой;
  
• универсальный передаточный документ (УПД) — используется, в том числе, в закупках Москвы и Московской области через Портал поставщиков.
  

Процесс работы состоит из нескольких обязательных шагов.

Шаг 1. Настроить доступ сотруднику

Тот, кто будет создавать документы, должен иметь соответствующие права. Их назначают:

• через учётную запись руководителя на Госуслугах;
  
• или в ЕИС: «Администрирование → Пользователи организации → Регистрационные данные».
  

Шаг 2. Открыть нужный контракт

В личном кабинете ЕИС через раздел «Исполнение контрактов» выбирается процедура, по которой нужно сформировать документ.

При поэтапном исполнении каждый этап закрывается отдельным актом. Можно загрузить документ и вручную, если он уже подготовлен в другой системе.

Шаг 3. Заполнить акт приёмки

Система автоматически подтянет часть данных, остальное заполняет поставщик:

• номер документа и привязка к этапу;
  
• реквизиты счёта на оплату;
  
• сумма платежа;
  
• прикрепление технических и иных документов, если они являются частью контракта.
  

Работа заканчивается нажатием кнопки «Сохранить и проверить на нарушения» — если поля заполнены не полностью, система предупредит.

Раздел «Контрагенты»

Данные о заказчике и поставщике ЕИС укажет сама, менять их нельзя.
Но можно уточнить:

• адреса,
  
• банковские реквизиты,
  
• контакты сотрудников,
  
• сведения о грузоотправителе или перевозчике (если они участвуют в поставке).
  

Важно корректно указать место поставки, иначе заказчик может отклонить акт.

Раздел «Товары, работы, услуги»

Автоматически подтягиваются основные параметры: название, код, единица измерения.
Поставщик вручную вносит:

• количество,
  
• торговое наименование,
  
• цену,
  
• сведения из таможенной декларации (если требуются).
  

Для лекарственных средств действует отдельная логика: нужно указать срок годности, форму выпуска, ставку НДС и данные производителя.

Если это строительные работы, желательно прикрепить смету или документ КС-2.

Раздел «Факт передачи»

Он актуален для УПД и содержит:

• дату передачи,
  
• период поставки,
  
• данные сотрудника, который передал товар,
  
• транспортные документы.
  

Раздел «Подписанты»

Выбираете тех сотрудников, которые вправе подписывать. Если нужного человека нет — его нужно добавить заранее.

Финал — подпись

После проверки акт формируется системой, остаётся только подписать его и отправить заказчику.

Если ЕИС выдаёт ошибку — исправляем, сохраняем и отправляем повторно.

Исправления: как корректировать документы в ЕИС

Редактировать акт можно только до того момента, пока он не отправлен заказчику. После отправки любые изменения оформляются через новые документы.

Когда можно просто отредактировать документ

Если его статус:

• «Проект»,
  
• «На подписании»,
  
• «Ошибка доставки».
  

Вносим правки и отправляем снова.

Когда создаётся документ-исправление

Он нужен, если:

• заказчик отказался и направил требование уточнить данные;
  
• после подписания заказчиком требуется исправить отдельные параметры, которые не влияют на количество и стоимость.
  

Система создаёт копию акта, где можно исправить мелкие сведения.

Нельзя менять:

• наименование товара,
  
• количество,
  
• цену,
  
• сумму акциза.
  

Когда оформляется корректировочный документ

Его создают, если:

• заказчик принял только часть поставки;
  
• нужно изменить существенные условия: количество, цену, состав товаров.
  

К корректировке обязательно прикладывается документ-основание — письмо заказчика или протокол разногласий.

Как передать документы в налоговую

ФНС принимает электронные документы, подписанные в ЕИС. Их можно отправить через личный кабинет налогоплательщика.

Если требуются дополнительные файлы, которые невозможно передать в электронном виде, их распечатывают вместе с отметкой о квалифицированной электронной подписи и отправляют почтой.

Итог

Электронная приёмка в ЕИС — это не усложнение, а наоборот способ ускорить закрытие контракта и сократить количество ошибок. Поставщик получает прозрачный механизм, а заказчик — удобный инструмент контроля.

Главное — корректно заполнить акт, внимательно проверять обязательные поля и соблюдать порядок корректировок. Тогда приёмка пройдёт без задержек, отказов и лишних вопросов со стороны заказчика или налоговой.