Как бизнесу работать с машиночитаемой доверенностью в 2025 году?

Машиночитаемая доверенность уже несколько лет обязательна для компаний, работающих с электронными документами. Рассказываем, зачем она нужна, где её оформить и какие нюансы стоит учитывать в 2025 году, чтобы избежать проблем и штрафов.

Что такое машиночитаемая доверенность и как с ней работать в 2025 году?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) уже несколько лет является обязательной частью электронного документооборота для компаний, чьи сотрудники подписывают документы от имени организации. Хотя правило действует не первый год, у бизнеса всё ещё возникают вопросы: зачем нужна МЧД, как её оформить и где может потребоваться. Разберём основные моменты, которые актуальны для работы в 2025 году.

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД — это электронный документ, который подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени компании. Она пришла на смену бумажным доверенностям и позволяет без лишней бюрократии подписывать документы, участвовать в торгах или взаимодействовать с контрагентами.

Важная особенность МЧД — она существует только в электронном виде, обычно в формате XML, и используется вместе с сертификатом электронной подписи физического лица. Это делает процесс подписания документов более прозрачным и защищённым.

Как перейти на использование МЧД

В 2025 году большинство компаний уже работают с МЧД, но некоторые всё ещё продолжают переход. Чтобы оформить МЧД, нужно подготовить как сотрудников, так и техническую базу:

• Руководителю потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), если её ещё нет.
  
• Сотрудникам, которые будут подписывать документы, необходим сертификат физлица.
  

Также важно определить, кто в компании будет подписывать документы, чтобы выпустить нужное количество доверенностей и избежать путаницы в правах доступа.

Где оформить МЧД 

МЧД невозможно просто скачать или заполнить в текстовом редакторе. Её формируют в специализированных сервисах:

• Для отчётности в государственные органы — через операторов ЭДО  или других крупных провайдеров.
  
• Для взаимодействия с контрагентами или участия в торгах — в сервисах управления доверенностями.
  
• При этом стоит учитывать, что универсального шаблона МЧД в России всё ещё нет. Каждая площадка или система может выдвигать собственные требования к формату доверенности. 

 Одна МЧД для всех систем — не получится

Если компания работает сразу в нескольких системах или на разных торговых площадках, одной МЧД будет недостаточно. Каждая платформа предъявляет свои технические требования к структуре документа и способу его подписания. Поэтому для каждой системы придётся создавать отдельную машиночитаемую доверенность.

Это усложняет документооборот, но избежать этого пока невозможно. Попытка использовать одну и ту же МЧД в разных системах часто приводит к отказу в приёме документов или к ошибкам при загрузке. 

Почему скан бумажной доверенности не подходит 

Некоторые организации всё ещё надеются обойтись сканом бумажной доверенности, прикрепив его к электронным документам. Но это не работает. МЧД — это цифровой файл в формате XML, который может автоматически считываться и проверяться системами. Обычный скан или фото не даёт такой возможности.

Внутри компании скан бумажной доверенности можно использовать для внутреннего документооборота, если это устраивает все стороны. Но при работе с внешними системами или контрагентами он не имеет юридической силы.

Срок действия МЧД 

Срок действия МЧД устанавливает тот, кто её оформляет. Если срок в доверенности не указан, по умолчанию она действует один год (согласно статье 186 ГК РФ).

При этом срок действия самой МЧД не зависит напрямую от срока действия сертификата физического лица. Если сертификат сотрудника истечёт раньше срока доверенности, придётся переоформить или обновить документы, чтобы избежать проблем при подписании. 

Можно ли подписывать документы без МЧД 

Технически документ можно подписать сертификатом физлица и без МЧД. Но на практике это рискованно. Контролирующие органы или контрагенты могут усомниться в праве сотрудника действовать от имени компании. Без МЧД такой документ могут признать недействительным, что грозит задержками или штрафами.

Чтобы избежать проблем, компании стоит обязательно оформлять МЧД для всех сотрудников, которые подписывают документы от имени организации. 

Ошибку в МЧД нельзя просто исправить 

Если в МЧД обнаружена ошибка или изменилась информация (например, фамилия сотрудника или название компании), исправить документ напрямую невозможно. Машиночитаемая доверенность подписана электронной подписью, которая защищает её от изменений. В таких случаях нужно аннулировать старую доверенность и оформить новую. 

Использование МЧД на электронных торговых площадках 

На сегодняшний день большинство крупных электронных торговых площадок уже начали работу с МЧД. Но процесс перехода ещё продолжается. Например, площадка ТЭК-Торг давно использует МЧД, а на других ЭТП переход идёт постепенно.

Компании, активно участвующие в тендерах, должны уточнять требования каждой конкретной площадки или оператора ЭДО. Несоблюдение этих требований может привести к отказу в участии в торгах или проблемам с подписанием контрактов.

Заключение

МЧД — это не просто новая бумажка в электронном виде, а важный инструмент, который обеспечивает прозрачность и безопасность электронного документооборота. Чтобы работать без сбоев в 2025 году, компаниям нужно заранее подготовить инфраструктуру, оформить электронные подписи и изучить требования площадок и сервисов, с которыми они работают. Это позволит вести бизнес уверенно и без рисков блокировок или отказов при подписании документов.