Точный учёт не спас от пустого склада: как птицефабрика перестроила управление запасами

На складе фиксировали каждое поступление и списание упаковки. Но 5–6 раз в год тара для яиц всё равно заканчивалась, и работа предприятия останавливалась. Формально складской учёт существовал, но полноценной системы управления запасами не было. Учёт показывал прошлое, но не рассчитывал будущую точку заказа. БанкПроКонсалт проанализировал данные за два года, связал расход упаковки со спросом и встроил прогноз в BI-отчёты и CRM. За первые пять месяцев после внедрения дефицит тары не повторился. Двухмесячный запас, который собственник рассматривал как страховку, создавать не пришлось.

Главное за 30 секунд

• Проблема: упаковка для яиц на 10 и 30 штук неожиданно заканчивалась.
• Частота: 5–6 остановок в год.
• Исходные данные: два года складских операций и данных о спросе.
• Причина: точный учёт не был превращён в прогноз и правило пополнения.
• Решение: система управления запасами со статистическим расчётом потребности и точки заказа в BI-отчётах и CRM.
• Результат: пять месяцев без повторной нехватки упаковки.

Паспорт кейса

Отрасль: птицеводство и производство пищевой продукции.

Объект управления: упаковка для яиц на 10 и 30 штук.

Период данных: два года.

Проблема: 5–6 остановок в год из-за нехватки тары.

Рассматривавшаяся альтернатива: постоянный двухмесячный запас упаковки.

Инструменты: статистическая обработка данных, анализ структуры спроса, BI-отчёты и CRM.

Период после внедрения: пять месяцев.

Подтверждённый результат: ни одного повторного случая нехватки упаковки за период наблюдения.

Рассмотрим карту операционных рисков

Риск 1. Упаковка закончится до следующей поставки

Он возникал потому, что решение о закупке принималось по визуальной оценке остатка. Формального сигнала, рассчитанного по скорости расхода и ожидаемому спросу, не было.

Риск 2. Предприятие создаст избыточный страховой запас

Собственник был готов хранить тару на два месяца вперёд. Такой подход снижал бы риск дефицита, но постоянно связывал бы деньги в запасах и требовал складского места.

Риск 3. Аналитика останется отдельным расчётом

Даже точная модель бесполезна, если сотрудники не видят сигнал и не используют его в закупке. Поэтому расчёт встроили в рабочие BI-отчёты и CRM.

Почему безошибочный учёт не спасал от остановок

Первая версия причины выглядела очевидно: склад плохо учитывает тару. Проверка показала обратное.

Кладовщик аккуратно фиксировал поступление и расход упаковки. История операций была достаточно подробной для анализа. Но перед сотрудником не стояла задача прогнозировать остаток и определять дату следующего заказа.

Поэтому учёт отвечал на вопрос «сколько упаковки пришло и ушло», но не отвечал на вопрос «когда она закончится при ожидаемом спросе».

Новую партию заказывали, когда тары, по ощущению кладовщика, становилось мало. Сотрудник не нарушал процесс. В самом процессе отсутствовали расчёт точки заказа, предупреждение о риске дефицита и закреплённое действие после сигнала.

Это и было главным противоречием кейса: данные были точными, а решение на их основе оставалось субъективным.

Как прогнозирование спроса помогло рассчитать потребность в упаковке

Команда БанкПроКонсалт сопоставила:

• движение упаковки за два года;
• расход тары на 10 и 30 яиц;
• спрос на продукцию;
• повторяемость и структуру спроса;
• связь между продажами и потреблением каждого формата упаковки.

Дополнительно провели RFM-анализ спроса.

«RFM сам по себе не прогнозирует расход тары: этот метод разделяет клиентов или покупки по давности, частоте и ценности. В кейсе он использовался как дополнительный способ увидеть повторяемость и структуру спроса. Прогноз потребности строился на фактической истории расхода упаковки и продаж», — Алексей Гамаюнов.

Как система управления запасами изменила закупку упаковки

До внедрения сигнал основывался на субъективной оценке кладовщика.

После внедрения предприятие получило расчёт, который показывает приближение остатка к критическому уровню и необходимость разместить следующий заказ.

Модель встроили в BI-отчёты и CRM. Автоматизация управления запасами изменила не только способ расчёта, но и сам процесс:

1. Система отслеживает фактический расход каждого формата упаковки.
2. Расход сопоставляется со спросом.
3. При приближении к расчётной точке заказа появляется сигнал.
4. Закупка начинается до фактического дефицита.

Результат за пять месяцев

После внедрения система работает пять месяцев. За это время упаковка не закончилась ни разу.

Раньше происходило 5–6 остановок в год. Если равномерно перенести эту частоту на пятимесячный период, получилось бы не меньше двух остановок за наблюдаемый период.

Важно учесть, что это расчётное сравнение, а не доказательство того, что остановки обязательно произошли бы именно в эти месяцы: дефицит мог зависеть от сезонности и графика поставок.

Подтверждённый факт уже есть: за пять месяцев после внедрения повторных случаев нехватки тары не было.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда такой подход может не сработать

Прогноз будет ненадёжным, если:

• поступление и расход фиксируются неполно;
• форматы упаковки смешиваются в учёте;
• срок поставки нестабилен и нигде не учитывается;
• спрос резко меняется без доступных объясняющих данных;
• сотрудники игнорируют сигнал системы;
• ответственность за размещение заказа не закреплена;
• модель не проверяется после изменения ассортимента или производственного процесса.

В таких ситуациях сначала нужно исправить источник данных или процесс исполнения, а затем автоматизировать прогноз, с чем специалисты нашей компании также помогают.

Если вы хотите самостоятельно решить подобную проблему на своём предприятии, проверьте в первую очередь следующее

1. Фиксируются ли поступление и расход каждого материала отдельно.
2. За какой период накоплена пригодная история.
3. Какие продажи, заказы или производственные показатели объясняют расход.
4. Известен ли фактический срок поставки.
5. Какой остаток должен запускать новый заказ.
6. Кто отвечает за контроль сигнала и размещение заказа.
7. Где сотрудники видят прогноз.
8. Как модель учитывает сезонность и изменение спроса.
9. Как измеряется результат: дефицит, средний запас, срочные закупки и остановки.

Частые вопросы

Почему точный складской учёт не предотвращал дефицит упаковки?

Учёт фиксировал уже совершённые операции, но не прогнозировал будущий расход и дату следующего заказа. Закупка начиналась по субъективной оценке остатка.

Какие данные использовали для прогнозирования запасов упаковки?

Историю движения упаковки за два года, расход тары на 10 и 30 яиц, спрос на продукцию и повторяемость структуры продаж.

Зачем проводили RFM-анализ?

Для дополнительного анализа повторяемости и структуры спроса. RFM не был самостоятельным методом прогнозирования упаковки.

Где работает расчёт?

Прогноз и сигналы встроены в BI-отчёты и CRM предприятия.

Как рассчитывается момент заказа упаковки?

Для расчёта нужно сопоставить текущий остаток, фактическую скорость расхода, ожидаемый спрос, срок поставки и необходимый страховой запас. В этом кейсе срок поставки не зафиксирован в доступных материалах, поэтому конкретную формулу предприятия раскрыть нельзя.

Какой результат подтверждён?

За первые пять месяцев после внедрения упаковка не закончилась ни разу. Долгосрочный эффект пока не подтверждён.

Можно ли отказаться от страхового запаса полностью?

Нет. Прогноз помогает рассчитать момент заказа и управлять запасом, но не отменяет необходимость учитывать срок поставки, его нестабильность и возможные сбои у поставщика.

Система управления запасами для вашего предприятия

Если сырьё, упаковка или комплектующие заканчиваются неожиданно, увеличение складского запаса — не единственный вариант. БанкПроКонсалт проверит качество накопленных данных, определит причины дефицита и рассчитает правила пополнения. При необходимости прогноз и предупреждения будут встроены в действующие BI-отчёты, CRM или учётную систему.

Результат зависит от полноты данных, стабильности поставок и исполнения закупочного процесса. Первый этап работы — анализ текущего учёта и определение, можно ли построить надёжный прогноз на имеющейся истории.

Заказать анализ и построение системы управления запасами